Suntem o generație de oameni moderni pentru care internetul înseamnă spațiul de acasă. Ne petrecem o mare parte din zi online și de la o vreme acest lucru ni se pare normal. Deși la început ni se părea că ne conecta cu oamenii, de la o vreme ne ajută să fim mai singuratici. Singurele momente când pare că ne conectăm cu lumea sunt zilele în care participăm la un eveniment local.
Totuși, aceste ocazii nu vin în fiecare zi. Dacă mergem la astfel de evenimente avem ocazia să ne întâlnim cu oameni care locuiesc în aceeași zonă sau oraș, dar pe care nu i-am văzut niciodată. Cine știe de unde sare iepurele și ne întâlnim noul iubit sau o nouă colaborare de succes?
Organizarea unui eveniment local este mult mai complicată decât pare. În ultimii ani, cum tehnologia a avansat destul de mult, organizatorii se folosesc de instrumente software cum ar fi aplicațiile de organizare de evenimente. Oamenii apelează la tehnologie pentru a scuti timp, efort, bani. Uneori te poate ajuta să ajustezi bugetul alături de resursele implicate.
Event Manager Blog a realizat un sondaj în ianuarie 2018 privind alegerea unei aplicații de organizare. Din acesta a reieșit faptul că 67% dintre participanți consideră că pe primul loc în alegerea acesteia se află prețul aplicației în sine.
Următorii factori importanți în procesul de decizie sunt:
- utilizarea unei tehnologii moderne
- integrarea
- suportul oferit de aplicație
- soluțiile de tip all-in-one
- recomandările
- prezența locală
Oamenii care caută o astfel de aplicație sunt de fapt interesați de networking, implicarea generată de aplicație și afișarea agendei. Pe lângă aceste caracteristici, opțiunea de chat este din ce în ce mai utilizată deoarece le oferă clienților șansa de a primi răspuns, îndrumări și clarificări mai repede decât pe e-mail sau la telefon. Față de anii trecuți, această opțiune este mult mai utilizată datorită faptului că numărul aplicațiilor care o oferă userului este cu 14% mai mare.
Înainte de a cumpăra o aplicație, orice organizator de eveniment va trebui să stabilească bugetul și să facă o analiză a aplicației pentru a vedea dacă îi va oferi rezultatele scontate.
Cum afli dacă o aplicație va funcționa pentru evenimentul tău?
Aproximativ 50% dintre participanții la studiu au precizat că folosesc în acel moment o aplicație pentru evenimente sau mai des, conferințe. Totuși, există și oameni cărora aplicația nu le aduce nicio valoare care să justifice prețul acesteia, mai ales dacă au un buget redus. În funcție de gradul de personalizare, o aplicație poate să ajungă să coste până la fabuloasa sumă de 100.000$.
Alegerea unei aplicații care să te ajute este de fapt o decizie care are nevoie de abordare rațională, profesională și mai ales, critică. Mai trebuie să analizezi rapoartele și să clarifici obiectivele directe și imediate ale proiectului tău. Va trebui să cunoști audiența căreia te adresezi indiferent dacă ai folosit anterior o aplicație de acest gen sau nu. Dacă ai mai folosit o astfel de aplicație va trebui să știi totul despre cum funcționează, dar și cine o mai utilizează în prezent.